Juridique — annexe aux conditions d'utilisation

Accord de traitement des données

Annexe 1 aux conditions d'utilisation d'AutoCheckIn

Traduction fournie à titre informatif. En cas de divergence, la version néerlandaise prévaut.

Le présent accord de traitement des données (ci-après l'« Accord ») définit la manière dont Aziri BV, en sa qualité de sous-traitant, traite les données à caractère personnel qu'elle traite pour le compte du client via AutoCheckIn, et satisfait à l'article 28 du règlement général sur la protection des données (RGPD).

Astuce : lors de l'impression, choisissez « Enregistrer au format PDF » pour télécharger ce document en PDF. Vous pouvez demander un exemplaire signé par nos soins à autocheckin@aziri.eu.

Parties

• Le sous-traitant : Aziri BV, Senator A. Jeurissenlaan 1154 bus 1, 3520 Zonhoven, Belgique, numéro d'entreprise BE 0711.989.896, éditeur d'AutoCheckIn (ci-après « Aziri »).
• Le responsable du traitement : l'entreprise qui a créé un compte AutoCheckIn et utilise le service pour l'enregistrement des présences de ses collaborateurs et sous-traitants (ci-après le « Client »). Les données d'identification du Client sont celles fournies lors de l'inscription et visibles dans le tableau de bord.

Le présent Accord fait partie intégrante des conditions d'utilisation et prend effet au moment où le Client crée un compte ou utilise le service. En cas de contradiction entre le présent Accord et les conditions d'utilisation, le présent Accord prévaut pour tout ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel.

1. Objet, nature, finalité et durée

Aziri traite les données à caractère personnel exclusivement pour fournir le service AutoCheckIn : l'enregistrement, la conservation, l'affichage, l'exportation et la déclaration de la présence de personnes sur les chantiers du Client, tels que décrits plus en détail à l'annexe A. Le traitement dure aussi longtemps que le Client utilise le service, prolongé des délais prévus à l'article 12.

Le Client détermine la finalité et les moyens de ce traitement et en est le responsable du traitement ; Aziri agit en qualité de sous-traitant. Pour les données de compte et de facturation du Client lui-même, ainsi que pour la sécurité et l'amélioration de son propre service, Aziri est responsable du traitement — ce traitement ne relève pas du présent Accord et est décrit dans la politique de confidentialité.

2. Traitement uniquement sur instruction

Aziri ne traite les données à caractère personnel que sur instruction documentée du Client. Les conditions d'utilisation, le présent Accord et l'utilisation normale du service (les actions que le Client effectue dans le tableau de bord ou l'app) valent instruction. Les instructions complémentaires sont données par écrit ou par e-mail.

Si Aziri traite des données parce que le droit de l'Union ou le droit belge l'y oblige, elle en informe préalablement le Client, sauf si cette législation l'interdit. Aziri informe le Client lorsqu'une instruction constitue, selon elle, une violation du RGPD.

Aziri n'utilise jamais les données du Client à ses propres fins, ne les vend pas, ne les utilise pas à des fins publicitaires et ne les emploie pas pour entraîner des modèles.

3. Obligations du Client

• Le Client garantit qu'il dispose d'une base juridique valable pour traiter (ou faire traiter) les données — pour l'enregistrement sur chantier, en règle générale l'obligation légale relative au « Check In at Work » — et qu'il a correctement informé ses collaborateurs, y compris de l'utilisation du géorepérage et du rôle d'Aziri.
• Le Client ne saisit que les données nécessaires à l'enregistrement des présences. La saisie de catégories particulières de données à caractère personnel (santé, appartenance syndicale, biométrie…) n'est pas autorisée ; le service n'est pas conçu à cet effet.
• Le Client gère lui-même qui, au sein de son organisation, reçoit des droits d'administrateur et les retire en temps utile.

4. Confidentialité

Aziri veille à ce que toute personne ayant accès aux données à caractère personnel — collaborateurs et tiers auxquels il est fait appel — soit tenue à la confidentialité et n'y ait accès que dans la mesure nécessaire à la fourniture du service ou à la résolution d'une demande de support. L'accès de nos administrateurs à un dossier client est ciblé, temporaire et journalisé.

5. Sécurité

Aziri prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées visées à l'article 32 du RGPD. Les mesures en vigueur à ce jour figurent à l'annexe B. Aziri peut mettre ces mesures à jour pour autant que le niveau de protection n'en soit pas diminué.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Client donne à Aziri une autorisation générale de faire appel à des sous-traitants ultérieurs. La liste des sous-traitants ultérieurs actuels figure à l'annexe C. Aziri impose par contrat à chaque sous-traitant ultérieur les mêmes obligations que celles qui s'appliquent ici, et demeure pleinement responsable de leurs actes envers le Client.

Si Aziri souhaite ajouter ou remplacer un sous-traitant ultérieur, elle en avertit le Client par e-mail au moins trente (30) jours à l'avance. Le Client peut, dans ce délai, formuler des objections pour des motifs raisonnables liés à la protection des données. À défaut d'accord entre les parties, le Client peut mettre fin au service sans frais pour la partie restante de la période payée.

7. Assistance pour les droits des personnes concernées

Le service permet au Client de répondre lui-même, sans intervention d'Aziri, à la plupart des demandes des personnes concernées : le tableau de bord comprend, par travailleur, une exportation de toutes les données (accès et portabilité) et une fonction de suppression, et les données peuvent y être rectifiées directement.

Si une personne concernée s'adresse directement à Aziri, Aziri ne répond pas elle-même à la demande mais renvoie vers le Client, et en informe le Client dans les meilleurs délais. Pour ce que le Client ne peut pas traiter lui-même dans l'application, Aziri lui apporte une assistance raisonnable.

8. Violations de données

Aziri notifie au Client toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans les 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations dont elle dispose à ce moment : la nature de la violation, les catégories et nombres concernés, les conséquences probables et les mesures prises ou proposées. Les informations manquantes sont communiquées ultérieurement dès qu'elles sont disponibles. La notification à l'Autorité de protection des données et, le cas échéant, aux personnes concernées est effectuée par le Client.

9. Analyse d'impact relative à la protection des données

Aziri apporte au Client une assistance raisonnable lors d'une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD/DPIA) et lors d'une éventuelle consultation préalable de l'autorité de contrôle, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont Aziri dispose. L'annexe B et la politique de confidentialité en constituent le point de départ.

10. Contrôle et audit

Aziri met à la disposition du Client, sur demande, toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 du RGPD. Le Client peut réaliser (ou faire réaliser) un audit au maximum une fois par année civile — et en outre après chaque violation de données — moyennant une annonce écrite au moins trente jours à l'avance, pendant les heures de bureau, sans perturber la prestation de services et dans le respect de la confidentialité à l'égard des autres clients. Les frais de l'audit sont à la charge du Client, sauf si l'audit révèle un manquement substantiel d'Aziri.

11. Transferts en dehors de l'EEE

Les données à caractère personnel sont stockées au sein de l'Espace économique européen. Dans la mesure où un sous-traitant ultérieur traite des données en dehors de l'EEE ou peut y avoir accès, cela se fait sur la base d'une décision d'adéquation ou des clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées par des mesures supplémentaires appropriées. L'annexe C mentionne, pour chaque sous-traitant ultérieur, la localisation et la base juridique.

12. Restitution et suppression à la fin du service

À la fin de la prestation de services, le Client peut exporter lui-même ses données via le tableau de bord pendant trente (30) jours. Aziri supprime ensuite les données à caractère personnel, au plus tard dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la fin du contrat ; les sauvegardes sont effacées selon le cycle de sauvegarde normal.

Il existe une seule exception : les données dont le droit de l'Union ou le droit belge impose la conservation — en particulier les enregistrements de présence légaux dans le cadre du Check In at Work et les données de facturation — sont conservées jusqu'à la fin du délai légal de conservation. Ces données sont alors isolées et ne sont plus traitées que pour satisfaire à cette obligation légale, après quoi elles sont tout de même supprimées.

13. Responsabilité

La responsabilité des parties au titre du présent Accord est régie par le régime de responsabilité prévu dans les conditions d'utilisation, sans préjudice de l'article 82 du RGPD et de la responsabilité qui ne peut être exclue ou limitée en vertu du droit impératif.

14. Durée, modification et droit applicable

Le présent Accord s'applique aussi longtemps qu'Aziri traite des données à caractère personnel pour le compte du Client. Aziri peut modifier l'Accord lorsque la législation, le service ou la liste des sous-traitants ultérieurs change ; les modifications substantielles sont notifiées au moins trente jours à l'avance. Le présent Accord est régi par le droit belge ; les litiges sont soumis aux tribunaux compétents de l'arrondissement où Aziri BV est établie.

Annexe A — Description du traitement

Catégories de personnes concernées : travailleurs salariés, intérimaires, indépendants et collaborateurs de sous-traitants qui travaillent sur les chantiers du Client ; administrateurs et personnes de contact du Client.

Types de données à caractère personnel :

• Données d'identification : nom, numéro de téléphone, le cas échéant adresse e-mail.
• Numéro NISS/numéro de registre national des ouvriers, dans la mesure où le Client le renseigne — requis pour la déclaration légale.
• Données de présence : heure de check-in et de check-out, le chantier concerné, le mode d'enregistrement (automatique, QR ou manuel) et le numéro de déclaration.
• Données de localisation : uniquement le fait qu'un appareil entre dans une zone de chantier ou en sort. Aucune coordonnée GPS, aucun itinéraire ni aucun déplacement en dehors des zones de chantier n'est conservé.
• Données techniques : jeton de l'appareil pour les notifications, horodatages et journaux d'erreurs nécessaires au fonctionnement et à la sécurité.

Nature et finalité du traitement : collecte, enregistrement, conservation, consultation, exportation, communication au service public compétent et effacement, aux fins de l'enregistrement légal des présences sur chantier et de sa gestion par le Client.

Durée : aussi longtemps que le contrat avec le Client est en cours, prolongée des délais visés à l'article 12.

Annexe B — Mesures techniques et organisationnelles

• Chiffrement — tout le trafic transite par TLS/HTTPS ; les données de la base de données et les sauvegardes sont stockées sous forme chiffrée. Les jetons de connexion sur l'appareil de l'utilisateur sont conservés dans le stockage sécurisé des clés du système d'exploitation (Keychain/Keystore).
• Séparation stricte par client — la base de données impose au niveau des lignes (row-level security) qu'un utilisateur ne puisse voir que les données de sa propre entreprise. La séparation est intégrée dans la base de données elle-même, et pas uniquement dans l'application.
• Gestion des accès — la connexion s'effectue au moyen d'un code SMS à usage unique envoyé au numéro de GSM de l'utilisateur ; les droits sont liés au rôle (ouvrier, administrateur d'entreprise, administrateur du service). L'accès interne aux données de production est limité aux personnes qui en ont besoin.
• Minimisation des données dès la conception — l'app enregistre uniquement des événements distincts d'entrée et de sortie et ne conserve aucun historique de localisation.
• Sauvegarde et restauration — sauvegardes automatiques quotidiennes avec possibilité de restauration à un moment donné dans le passé, auprès du fournisseur de base de données au sein de l'UE.
• Surveillance — surveillance automatique des erreurs et des tâches d'arrière-plan planifiées, avec notification à l'administrateur.
• Modifications maîtrisées — tout le code est sous contrôle de version, fait l'objet d'une vérification de typage et est déployé via un pipeline automatisé, avec possibilité de retour en arrière.
• Secrets — les clés et jetons ne figurent jamais dans le code source, mais dans les variables d'environnement sécurisées de la plateforme d'hébergement.

Annexe C — Sous-traitants ultérieurs

L'ONSS (et tout autre service public compétent auquel la loi impose une déclaration) n'est pas un sous-traitant ultérieur mais un responsable du traitement distinct : la déclaration est effectuée parce que la loi l'impose.

Sur le site web public, Aziri utilise, avec le consentement du visiteur, des services de mesure de Google et de Meta pour son propre marketing. Aziri agit à cet égard en qualité de responsable du traitement ; ces services ne traitent aucune donnée du Client au titre du présent Accord — aucune donnée de présence ou de localisation, ni rien de l'annexe A. Google et Meta ne sont donc pas des sous-traitants ultérieurs ; ils ne sont mentionnés ici que par souci d'exhaustivité (voir aussi la politique en matière de cookies).

Acceptation

En créant un compte AutoCheckIn ou en utilisant le service, le Client accepte le présent Accord. Si le Client souhaite un exemplaire signé ou son propre modèle de contrat, il peut le demander à autocheckin@aziri.eu ou au +32 11 46 00 44.